Definición
Ventajas e Inconvenientes
La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o
papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos
especializados para ello, llamados escáneres. El término digitalización,
hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como
registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes
electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad
la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos
brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un
formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial
para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los
microfilms.
Información que se puede digitalizar
Se puede digitalizar casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:
- Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
- Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
- Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.
- Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.
- Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.
Ventajas e Inconvenientes
Ventajas
- La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.
- Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
- Se pueden consultar documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles, PC´s de escritorio.
Inconvenientes
- El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de digitalización.
- No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los derechos de autor.
- Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.