Digitalización (Def, Info, Vent/Inconv)

Definición

La digitalización documental consiste en convertir un documento físico o papel en un archivo digital o imagen electrónica, mediante equipos especializados para ello, llamados escáneres. El término digitalización, hace referencia al proceso de crear imágenes digitales de objetos, como registros en papel o fotografías y almacenarlos en soportes electrónicos, como discos ópticos. La digitalización es en la actualidad la herramienta de preservación más completa y satisfactoria que nos brinda la tecnología, nos permite además preservar un original en un formato estándar que no dependa de una tecnología o hardware en especial para su posterior recuperación y lectura, como es en el caso de los microfilms.

Información que se puede digitalizar

Se puede digitalizar casi todos los documentos que sean en papel. Algunos ejemplos se dan a continuación:

• Cualquier documento en papel a documentos en formato electrónico.
• Planos, mapas y diagramas se digitalizan a archivos digitales para que puedan ser manipulados de manera eficiente.
• Digitalización de Facturas de Proveedores, para extraer la información y agilizar el tratamiento de la factura por parte de la empresa.
• Digitalización de albaranes y pedidos de clientes, para que los pedidos entren rápidamente en el sistema de gestión sin tener que procesarlos manualmente.
• Contratos y seguros, todos los contratos en formato papel pueden ser digitalizados y catalogados automáticamente en el proceso de digitalización de documentos.

Ventajas e Inconvenientes 

Ventajas

• La información queda asegurada de por vida, adaptada y actualizada a los tiempos y las necesidades de hoy y mañana.
• Los documentos no están expuestos a manchas, agua, deterioro, cortes, rayones… u otras eventualidades que pongan en riesgo a los mismos.
• Se pueden consultar documentos en cualquier momento a través de distintos medios digitales como notebooks, teléfonos móviles, PC´s de escritorio.

 Inconvenientes

• El personal debe ser capacitado constantemente a efecto de realizar un eficiente proceso de digitalización.
• No todos los documentos pueden ser digitalizados, se deben respetar los derechos de autor.
• Continuamente cambia la tecnología, por lo que se requiere de presupuesto para cambiar los equipos obsoletos.